Как написать деловое письмо: советы по оформлению и содержанию

Написание деловых писем имеет свои важные особенности. Если вы ведете деловую переписку, то должны их знать и учитывать. Допущенные в письме ошибки и несоблюдение общих правил может плохо отразиться на престиже и репутации компании. Разберем, какие бывают виды деловых писем и как их грамотно составить. 

Как написать деловое письмо: общие принципы и советы

При составлении делового письма нужно соблюдать основные правила ведения официальной переписки:

• Текст должен быть составлен в официально-деловом стиле, без лишних эмоций. Недопустимо использование сленга, юмора, дерзости, грубости и излишней учтивости в обращении к адресату. Правила делового этикета не позволяют сокращать слова при обращении или в указании адреса.
• Деловая переписка с коллегами или партнерами должна быть лаконичной, а текст письма — помещаться на одной странице. Письмо должно содержать только важную информацию (основные моменты, цифры, детали) и необходимые разъяснения. Избегайте многословности и тяжелых речевых оборотов.
• Международная переписка обязательно ведется на языке получателя. В большинстве случаев письма к иностранным партнерам составляются на английском языке.
• Текст письма не должен содержать словоформ, имеющих двойственное значение, и излишнее количество сложных малоупотребительных слов, он должен быть понятным, а изложенная информация — доступной для восприятия. Излагайте суть емко, простыми предложениями с упором на глаголы. Минимизируйте причастия, деепричастные обороты, прилагательные. 
• В деловой переписке должны отсутствовать эмоции. Слова и знаки препинания, имеющие эмоционально-экспрессивную окраску — признак непрофессионализма.
• Не должно быть орографических, пунктуационных, стилистических ошибок, а также неточностей, исправлений, зачеркиваний;
• Структура делового письма должна быть четкой и хорошо продуманной. Текст необходимо делить на смысловые абзацы. Они не должны быть слишком громоздкими, но в то же время каждый абзац должен содержать законченную мысль. Количество строк в первом и последнем абзаце не должно быть более четырех, а в остальных – не более восьми. 
• Деловое письмо на бумажном носителе должно быть оформлено на фирменном бланке компании.
• Отвечать на деловые письма нужно в течение десяти дней с момента их получения, если это деловая переписка, ответ желательно дать в течение 48 часов.

Структура делового письма

Перед тем как написать официальное письмо, нужно определится с его структурой. Даже незначительный недочет может испортить общее впечатление о полученном документе. 

В общем виде структура письма выглядит так:

• шапка,
• вступление,
• основная часть,
• заключение,
• подпись и контакты отправителя.

Делопроизводство в России регламентировано ГОСТом Р 6.30-2003. Однако правила относительно перечня и последовательности реквизитов в письме носят рекомендательный характер. Расположение и порядок реквизитов может варьироваться составителем.

Шапка делового письма должна быть разделена на две части. Слева или в центре письма располагается штамп, содержащий следующую информацию:

• официальное наименование организации;
• адрес местонахождения объекта;
• КПП, ИНН;
• контактный номер телефона;
• реквизиты банковского счета;
• адрес электронной почты;
• номер письма и дата отправления;
• отметка о получении документа.

Справа указывают полное название организации, ФИО и должность сотрудника, составлявшего документ.

Ниже по центру располагается заголовок, соответствующий виду документа (Гарантийное письма, Рекламация, Коммерческое предложение и т.п.).

Вступление содержит обращение к получателю. Оно может начинаться со слов  «Уважаемый», «Коллега» «Господин» или «Госпожа». После него следует имя-отчество адресата, например «Уважаемый Дмитрий Юрьевич!». Вместо слов «Добрый день» лучше использовать нейтральное «здравствуйте». Обращение — только на Вы. Далее нужно указать кратко суть обращения. 

Далее идет основной текст обращения, структурированный следующим образом:

1. основная часть, включающая описание сути проблемы, предложения по ее решению, четко сформулированные рекомендации;
2. заключение, которое может содержать просьбу, выражение надежды или благодарности, извинение за неудобства;
3. прощание в вежливой форме, к примеру «С уважением и наилучшими пожеланиями», «Желаем успехов», «С надеждой на понимание»;
4. должность руководящего лица и его личная подпись;
5. ссылки на приложения, если они есть;
6. сведения об исполнителе (ФИО, контактный телефон, адрес электронной почты).

Печать организации рекомендуют ставить только на оферте, гарантийном письме или рекламации. На других видах деловых писем оттиск печати на требуется.

Разновидности деловых писем

Прежде чем писать деловое письмо, определитесь, к какому виду писемь оно относится. Условно все деловые письма делятся на следующие виды:

• Коммерческое предложение считается самым распространенным видом обращения компании к партнерам и потенциальным покупателям. В таких письмах содержатся  предложения о партнерстве, а также указываются условия предполагаемого сотрудничества.
• Гарантийное письмо содержит обращение компании с просьбой об услуге, а также гарантии по выполнению обязательств, связанных с ней. Формулировка такого обращения может быть следующей: «Просим Вас предоставить (отгрузить) услугу (товар). Гарантируем произвести оплату до (дата)». В тексте гарантийного письма обязательно указывайте временной промежуток, во время которого гарантируется оплата. В документе необходимо указать номер договора.
• Извещение отличается содержанием, направленным на донесение до указанных лиц информации о предстоящих или произошедших событиях, либо о необходимости осуществления каких-либо действий. Чаще всего в таких письмах сообщают о смене реквизитов компании.
• Оферта предназначена для информирования партнеров об оказании услуг или поставки товаров. Это деловое письмо должно содержать все значимые условия, прописанные в заключенном между компаниями договоре. Согласно закону к таким условиям относится наименование товара (услуги), его стоимость, срок поставки и место получения. Если в документе отсутствует такая информация, то это не оферта, а коммерческое предложение.
• Рекламация представляет собой официальную претензию, содержание которой направлено на уведомлении партнера о несоблюдении условий договора или некачественном предоставлении услуги. По условиям стандартных договоров за срыв сроков, некачественную поставку товаров или ненадлежащее исполнение услуг к партнеру могут применяться штрафные санкции. При исчислении суммы неустойки расчет производится с момента отправления рекламации. В таком письме нужно указать реквизиты документа, подтверждающего приобретение товара, дату покупки и количество единиц продукции, оказавшихся бракованными. В заключении нужно обозначить суть просьбы, то есть необходимость замены, ремонта или возврата товара. Ультимативные обращения в письме уместны только после многократных отказов компании решить проблему.
• Сопроводительное письмо представляет собой опись всех документов, вложенных в конверт. Такой вид деловой корреспонденции используется при отправке пакета документов, пересылка которых поручается почтовому предприятию.
• Подтверждение о получении отправляется с целью уведомления отправителя об осуществлении доставки письма или документов. Оно используется для проявления уважения к партнёру. Отправка такого письма во время деловой переписки считается хорошим тоном и способствует развитию взаимовыгодных конструктивных отношений.
• Просьба представляет собой письмо, в которым содержится обращение с прошением. В большинстве случаев такие письма отправляются при утере бухгалтерских документов, когда возникает необходимость в повторной отправке.
• Напоминание — содержит текст с уведомлением о приближающемся событии (срок истечения договора, дата поставки товара и т.д.). Яркий пример такого вида деловых писем — уведомление от страховой компании об окончании срока действующего полиса.
• Поздравление – вид делового письма, которое отправляется в торжественных случаях для поздравления с получением награды, присвоением почетного звания, а также с национальными или профессиональными праздниками и значимыми событиями в частной жизни.
• Приглашение – обычно оформляется в виде открыток, содержит приглашение куда-либо. 

Пример делового письма

Несмотря на то, что все разновидности деловой корреспонденции оформляются одинаково, они существенно различаются по содержанию. Вот один из примеров делового письма. Обычно в каждой компании есть шаблоны разных писем, которые нужно просто заполнить, подписать и отправить адресату. 

Электронное деловое письмо

Самым доступным средством для оперативной отправки и получения большого количества деловой корреспонденции является электронная почта. Этот вид связи позволяет организациям осуществлять официальную переписку с партнерами из разных стран. Основные преимущества электронной почты — ее доступность и скорость пересылки писем в любую точку мира. 

 Его принято оформлять в следующем виде:

1. Тема письма. Указывается в отдельном поле электронного сообщения. Она должна отражать основную суть письма в нескольких словах.
2. Приветствие. С него необходимо начать деловое письмо. Его написание должно соответствовать правилам деловой переписки (Приветствие, обращение на Вы, указание имени-отчества). 
3. Основной текст должен содержать основную суть обращения. Если письмо предусматривает дополнительные приложения, в тексте должно быть их краткое описание. Для улучшения читаемости текста большие блоки сплошного текста лучше разбить на абзацы, между которым можно добавить пустую строку.
4. Подпись с указанием ФИО отправителя в полном или сокращенном виде.
5. Контактные данные. Здесь можно указать  телефон, адрес электронной почты, ссылку на официальный сайт и логотип компании. Программные настройки почтовых программ позволяют сохранить готовый шаблон подписи, который будет вставляться в письмо автоматически.

Зная все правила и особенности официальной переписки, можно спокойно отправлять письма даже в самые крупные компании в расчете на сотрудничество и укрепление связей в бизнес-среде. 

Читайте также об эффективном планировании деятельности