Как написать деловое письмо и не допустить ошибок

Содержание:
  • Структура делового письма
  • Разновидности деловых писем
  • Пример делового письма
  • Электронное деловое письмо

Деловое письмо является показателем профессионализма и грамотности автора. Для успешного ведения бизнеса необходимо знать все правила и тонкости ведения деловой переписки. Допущенные в письме ошибки и несоблюдение деловых обычаев может негативным образом отразиться на престиже и репутации компании.

При составлении делового письма необходимо соблюдать основные правила ведения официальной переписки:

  • Текст должен быть составлен в официально-деловом стиле, недопустимо использование сленга, юмора, дерзости, грубости и излишней учтивости в обращении к адресату. Правила делового этикета не позволяют сокращать слова при обращении или в указании адреса.
  • Деловая переписка с коллегами или партнерами должна быть лаконичной. Письмо должно содержать только важную информацию (основные моменты, цифры, детали) и необходимые разъяснения. Это делает послание более доступным к прочтению.
  • При составлении обращения к коллеге или партнеру нужно использовать существующие шаблоны, соответствующие виду делового письма.
  • Международная переписка обязательно ведется на языке получателя. В большинстве случаев письма к иностранным партнерам составляются на английском языке.
  • Текст письма не должен содержать словоформ, имеющих двойственное значение, и излишнее количество профессионализмов, он должен быть понятным, а изложенная информация доступной для восприятия.
  • В деловой переписке должны отсутствовать эмоции. Слова и знаки препинания, имеющие эмоционально-экспрессивную окраску, являются признаком непрофессионализма.
  • Структура делового письма должна быть четкой и хорошо продуманной. Текст необходимо делить на смысловые абзацы. Они не должны быть слишком громоздкими, но в то же время содержать законченную мысль. Количество строк в первом и последнем абзаце не должно быть более четырех, а в остальных – не более восьми. В конце делового письма обязательно должна присутствовать формула вежливости и подпись отправителя.
  • Деловое письмо на бумажном носителе должно быть оформлено на фирменном бланке компании.
  • Отвечать на деловые письма следует в течение десяти дней с момента их получения. При ведении переписки посредством электронной почты, ответ должен быть отправлен не позднее 48 часов.

отправлять письмо

Структура делового письма

Перед тем как написать официальное письмо необходимо определится с его структурой. Даже незначительный недочет может испортить общее впечатление о полученном документе. Для грамотного ведения деловой переписки необходимо владеть полной и достоверной информацией о реквизитах, которые будут указаны в письме.

Поскольку делопроизводство в России регламентировано ГОСТом, официальная переписка должна соответствовать всем пунктам этого документа.  Однако правила относительно перечня и последовательности реквизитов в письме носят рекомендательный характер. Расположение и порядок реквизитов может варьироваться составителем.

Заголовок делового письма должен быть разделен на две части. Слева или в центре письма располагается штамп, содержащий следующую информацию:

  • официальное наименование организации;
  • адрес местонахождения объекта;
  • КПП, ИНН;
  • контактный номер телефона;
  • реквизиты банковского счета;
  • адрес электронной почты;
  • номер письма и дата отправления;
  • отметка о получении документа.

Справа следует указывать полное название организации, ФИО и должность сотрудника, составлявшего документ.

Ниже по центру располагается заголовок, соответствующий виду документа (Гарантийное письма, Рекламация, Коммерческое предложение и т.п.).

Перед тем как начать деловое письмо следует продумать текст вступления, в котором должно быть отражено обращение к получателю. Оно может начинаться со слова, употребляемого как нейтральная форма вежливости —  «Уважаемый», «Коллега» «Господин» или «Госпожа». После него следует имя-отчество адресата, например «Уважаемый Дмитрий Юрьевич!».

Далее идет основной текст обращения, структурированный следующим образом:

  1. вступление, в котором отражается причина, повод и цель письменного обращения;
  2. основная часть, включающая описание сути проблемы, предложения по ее решению, четко сформулированные рекомендации;
  3. заключение, которое может содержать просьбу, выражение надежды или благодарности, извинение за неудобства;
  4. прощание в вежливой форме, к примеру «С уважением и наилучшими пожеланиями», «Желаем успехов», «С надеждой на понимание»;
  5. должность руководящего лица и его личная подпись;
  6. ссылки на приложения, если они имеют место быть;
  7. сведения об исполнителе (ФИО, контактный телефон, адрес электронной почты).

Печать организации рекомендуют ставить только на оферте, гарантийном письме или рекламации. На других видах деловых писем оттиск печати на требуется.

печать

Разновидности деловых писем

Поскольку официальная переписка оказывает непосредственное влияние на качество партнерских отношений, вести ее нужно грамотно и с соблюдением всех норм и правил. Чтобы не допускать ошибок при написании, необходимо точно знать, к какому виду относится письмо. Делопроизводство не предусматривает точную классификацию деловых писем по тому или иному признаку. Однако условно они делятся на следующие виды:

  • Коммерческое предложение является самым распространенным видом обращения компании к партнерам и потенциальным покупателям. В таких письмах содержаться конкретные предложения о партнерстве, а также указываются условия предполагаемого сотрудничества.
  • Гарантийное письмо содержит обращение компании с просьбой осуществить какую-либо услугу, а также гарантии по выполнению обязательств, связанных с ней. Формулировка такого обращения может быть следующей: «Просим Вас предоставить (отгрузить) услугу (товар). Гарантируем произвести оплату до (дата)».
  • Извещение отличается содержанием, направленным на донесение до указанных лиц информации о предстоящих или произошедших событиях, либо о необходимости осуществления каких-либо действий. Чаще всего коммерческие организации в таких письмах сообщают о смене реквизитов компании.
  • Оферта предназначена для информирования партнеров об оказании услуг или поставки товаров. Это деловое письмо должно содержать все значимые условия, прописанные в заключенном между компаниями договоре. Согласно закону к таким условиям относится наименование товара (услуги), его стоимость, срок поставки и место получения. Если в документе отсутствует такая информация, то его следует называть коммерческим предложением.
  • Рекламация представляет собой официальную претензию, содержание которой направлено на уведомлении партнера о несоблюдении условий договора или некачественном предоставлении услуги. По условиям стандартных договоров за срыв сроков, некачественную поставку товаров или ненадлежащее исполнение услуг к партнеру применяются штрафные санкции. При исчислении суммы неустойки расчет производится с момента отправления рекламации.
  • Сопроводительное письмо представляет собой опись всех документов, вложенных в конверт. Такой вид деловой корреспонденции используется при отправке пакета документов, пересылка которых поручается почтовому предприятию.
  • Подтверждение о получении отправляется с целью уведомления отправителя об осуществлении доставки письма или документов. Оно используется для проявления уважения к партнёру. Отправка такого письма во время деловой переписки считается хорошим тоном и способствует развитию взаимовыгодных конструктивных отношений.
  • Просьба представляет собой письмо, в которым содержится обращение с прошением. В большинстве случаев такие письма отправляются при утере бухгалтерских документов, когда возникает необходимость в повторной отправке.
  • Напоминание — содержит текст с уведомлением о приближающемся событии (срок истечения договора, дата поставки товара и т.д.). Ярким примером такого вида деловых писем является уведомление от страховой компании об окончании срока действующего полиса.
  • Поздравление – вид делового письма, которое отправляется в торжественных случаях для поздравления с получением награды, присвоением почетного звания, а также с национальными или профессиональными праздниками и значимыми событиями в частной жизни.
  • Приглашение – отличается от остальных деловых писем более презентабельным внешним видом.

деловое письмо

Пример делового письма

Несмотря на то, что все разновидности деловой корреспонденции оформляются одинаково, они существенно различаются по содержанию. Особенности информации, используемой в деловой переписке, можно рассмотреть на примере гарантийного письма и рекламации, которые чаще всего отправляются партнерам.  Для наглядности можно использовать образец делового письма.

В тексте гарантийного письма обязательно следует указывать временной промежуток, во время которого гарантируется оплата. Обещания, в которых присутствует неопределенность недопустимы. В документе необходимо указать номер договора и документа, по которому будет производится оплата.

В рекламации требуется указывать реквизиты документа, подтверждающего приобретение товара, дату покупки и количество единиц продукции, оказавшихся бракованными. В заключении следует обозначить суть просьбы, то есть необходимость замены, ремонта или возврата товара. Ультимативные обращения в письме уместны только после многократных отказов компании решить проблему.

Электронное деловое письмо

Самым доступным средством для оперативной отправки и получения большого количества деловой корреспонденции является электронная почта. Этот вид связи позволяет организациям осуществлять официальную переписку с партнерами из разных стран. Основными преимуществами электронной почты является ее доступность и скорость пересылки писем. Чаще всего этот процесс занимает всего несколько секунд.

Структура делового электронного письма имеет свои особенности. Его принято оформлять в следующем виде:

  1. Тема письма. Указывается в отдельном поле электронного сообщения. Она должна отражать основную суть письма в нескольких словах.
  2. Приветствие. С него необходимо начать деловое письмо. Его написание должно соответствовать правилам деловой переписки.
  3. Основной текст должен содержать основную суть обращения. Если письмо предусматривает дополнительные приложения, в тексте должно быть их краткое описание. Для улучшения читаемости текста большие блоки сплошного текста лучше разбить на абзацы, между которым можно добавить пустую строку.
  4. Подпись с указанием ФИО отправителя в полном или сокращенном виде.
  5. Контактные данные. Здесь можно указать контактный телефон, адрес электронной почты, ссылку на официальный сайт и логотип компании. Программные настройки почтовых программ позволяют сохранить готовый шаблон подписи, который будет вставляться в письмо автоматически.

Зная все правила и особенности официальной переписки можно с уверенностью отправлять письма даже в самые крупные компании. Грамотное составленное письмо – визитная карточка профессионала.

Читайте также об эффективном планировании деятельности

ПлохоНормальноХорошоОтличноВеликолепно
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

4 × четыре =